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Pourquoi et comment organiser des événements virtuels sur WordPress

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Avec les restrictions mondiales sur les rassemblements des personnes, les organisateurs d’événements se sont efforcés de déplacer sur internet leurs réunions, rassemblements sociaux et classes. Les principales plateformes de réunion en ligne de Google, Microsoft et Zoom ont répondu par une vague de nouvelles fonctionnalités et de réductions de prix pour gagner ces nouveaux clients, bien qu’ils aient chacun une orientation différente.

Google Meet exploite Gmail de Google, Microsoft Teams est devenu l’option d’entreprise, tandis que Zoom a été adopté par pratiquement tout le monde. Mais vous n’avez pas seulement à utiliser un service tiers – vous avez également la possibilité d’utiliser votre propre site Web.

Les plugins WordPress de calendrier d’événements ont commencé à répondre à ce nouveau créneau. Tout d’abord, nous allons caractériser certains des défis uniques qu’il ya à déplacer des événements sur internet, puis de plonger en profondeur dans quatre bonnes options que vous pouvez utiliser pour organiser vos événements sur le web.

Mais avant, si vous n’avez jamais installé WordPress découvrez Comment installer un blog WordPress en 7 étapes et Comment rechercher, installer et activer un thème WordPress sur votre blog.

Ensuite, revenons vers ce pourquoi nous sommes là.

Défis des événements sur internet

Les événements présentent un ensemble de défis. Mais lors de la planification et la gestion d’un événement en ligne, il ya quelques-uns que vous voudrez garder à l’esprit.

Le fuseau horaire

Lors de la planification d’un événement dans un lieu physique, l’heure est toujours locale. Le concert commence à 20h à Seattle où que vous soyez dans le monde.

Les choses deviennent plus compliquées en ligne. Une réunion Zoom peut être à New York, mais les participants à Londres et Hong Kong ont besoin de savoir quand rejoindre cette dernière. Pire encore, votre organisateur d’événements pourrait être en Nouvelle-Zélande, la planification des événements à Buenos Aires pour les participants au Cap. Chaque calendrier d’événements en ligne doit traiter la zone des fuseaux horaires.

Où est le lien ?

Toutes les plateformes de réunion en ligne fonctionnent en générant un lien à envoyer aux participants de la réunion. Ils cliquent sur le lien pour la rejoindre. Invariablement tout le monde ne l’obtient pas, le lien peut avoir été changé à la dernière minute ou l’invitation est enterré dans les spams de votre boîte email.

Les problèmes de sécurité de Zoom ont appris aux organisateurs à être prudents avec les liens. Ils doivent être livrés de manière sécurisée et fiable aux seuls participants confirmés.

Mix and Match

Certains événements sont purement en ligne. Certains sont en présentiel. Certains sont des événements hybrides où les gens peuvent assister à un cours en présentiel ou se connecter en ligne. Encore d’autres événements peuvent être en présentiel, mais avec un livestream en ligne.

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Un calendrier d’événements doit combiner de manière transparente ces scénarios, de sorte que les flux d’inscription correspondent au cas d’utilisation. Par exemple, les participants en présentiel ne doivent pas recevoir de lien d’invitation et les participants en ligne ne doivent pas recevoir de billets scannables.

Les meilleurs plugins WordPress de calendrier d’événements

Voici quatre calendriers d’événements qui ciblent des fonctionnalités pour répondre à ces points. Nous avons essayé toutes les fonctionnalités et vérifié qu’elles sont prêtes pour votre application.

EventAgent.ai

Nouvellement publié et entièrement natif, EventAgent.ai offre la meilleure expérience globale parmi ces calendriers. Bien que sa caractéristique distinctive est le marketing de l’IA axé sur les données pour la promotion automatisée d’événements, il offre également plusieurs fonctionnalités avancées et hybrides pour des événements en ligne.

EventAgent.ai

Le calendrier EventAgent.ai détecte le fuseau horaire du visiteur et déplace les événements en ligne vers l’heure locale. Ces événements sont clairement marqués dans tous les points de vue. Les événements qui demandent la présence physique sont affichés dans le fuseau horaire du lieu.

EventAgent.ai

Cela minimise les erreurs de planification. Un New-Yorkais en visite à Seattle saura se présenter au club de yoga à 7h du matin. Si il reste à la maison, à 11h. 

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Le protocole de sécurité recommandé par Zoom consiste à implémenter une salle d’attente Zoom. Il s’agit d’un lobby virtuel où l’hébergeur de Zoom vérifie personnellement les participants à leur arrivée. C’est très lourd pour les hébergeurs ou les fournisseurs de services qui ont besoin d’une réceptionniste supplémentaire dans le hall pour vérifier les participants pendant qu’ils entrent dans le hall.

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EventAgent.ai offre un contrôle rigoureux au moment de l’enregistrement, de sorte que cela ne devienne pas un goulot d’étranglement. Un événement peut être réglé sur Modéré, ce qui retardera la confirmation jusqu’à ce que l’organisateur approuve le participant.

EventAgent.ai fournit un ensemble complet d’outils de modération, y compris des réponses personnalisées au formulaire d’inscription, des notes sur le participant et son dossier de présence précédent, ce qui est également utile pour vérifier les conditions préalables aux cours.

EventAgent.ai

EventAgent.ai gère les instructions d’arrivée différemment entre les événements en présentiel et ceux en ligne. Les participants en présentiel reçoivent un courriel avec les instructions de conduite et d’arrivée 24 heures avant l’heure de départ. En ligne, les hébergeurs modifient souvent l’URL de l’invitation quelques heures avant l’événement et les participants et arrivent à leur ordinateur 5 minutes plus tôt.

Les participants en ligne ne reçoivent pas de rappel sur la conduite, mais le lien arrivera dans leurs boîtes e-mail 30 minutes avant l’heure de départ. Cela facilite grandement la fréquentation.

EventAgent.ai adapte l’expérience d’inscription au type d’événement. Les participants aux événements en présentiel ont des billets numériques scannables sur les téléphones qu’ils présentent à la porte, tandis que les participants en ligne sont automatiquement enregistrés lors de leur adhésion à la réunion Zoom. 

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Enfin, EventAgent.ai fournit une véritable synchronisation bidirectionnelle avec Zoom. Modifiez l’heure d’un événement et les mises à jour de la réunion Zoom associées seront automatiquement mises à jour. Si le lien d’invitation change, le nouveau lien est automatiquement envoyé aux participants. Si la réunion est accidentellement supprimée dans Zoom, EventAgent.ai la récupérera si l’événement se déroule comme prévu.

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The Event Calendar

The Event Calendar est le plugin WordPress d’événement le plus  installé et est un élément éternel sur les 10 premières listes. Il est soutenu par un catalogue impressionnant d’add-ons le rendant très flexible.

The Events Calendar

The Event Calendar: Virtual Events est un module récemment publié pour organiser les événements en ligne. Lorsqu’il est installé, il ajoute la section suivante à l’éditeur d’événements.

The Event Calendar

Les événements virtuels peuvent se connecter à un compte Zoom qui lui permet de créer des liens Zoom à partir de l’éditeur d’événements. Lorsque vous enregistrez cet événement, il crée une réunion correspondante dans votre compte Zoom. La plupart des autres options concernent l’endroit où afficher le lien Zoom. L’ajout du lien dans les e-mails RSVP garantit que seules les personnes enregistrées reçoivent le lien.

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Toutefois, il ne s’agit pas d’une véritable synchronisation bidirectionnelle. La modification de l’heure de l’événement n’est pas reflétée dans la réunion Zoom, par exemple, laissant la nouvelle heure sans lien Zoom. La suppression de la réunion Zoom ne supprime pas le lien Zoom de l’événement, de sorte que les gens recevront un lien mort. Ce n’est guère plus qu’un copier-coller pratique du lien.

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Le calendrier des événements dispose d’un bon support pour les fuseaux horaires. Vous pouvez définir des fuseaux horaires par événement et afficher le fuseau horaire aux participants. Toutefois, ils doivent toujours calculer manuellement les temps d’événement en fonction de leur fuseau horaire local.

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Modern Event Calendar

Modern Events Calendar est un autre plugin freemium de premier plan. Il se concentre sur la réservation des événements en ligne facile à trouver par les moteurs de recherche.

modern events calendar plugin

Google a publié un nouveau schéma pour les événements en ligne et déplacés en ligne qui dirigera les visiteurs vers un lien. Si vous dépendez fortement du SEO pour trouver les participants  pour vos événements, il s’agit d’une mise à niveau précieuse.

Modern Event Calendar

Il permet également aux événements de s’afficher à l’heure locale des visiteurs de votre site web. C’est exactement ce que les participants en ligne ont besoin de voir. Toutefois, ce n’est pas la bonne approche pour les événements en présentiel. Un New-Yorkais en visite à Seattle se présentera à notre concert de 20h à 23h, parce que c’est l’heure affichée dans son calendrier.

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Bookly

Bookly est un autre plugin WordPress de gestion d’événement adapté au cas d’utilisation spécifique des personnes réservant des rendez-vous avec des fournisseurs de services. Ce type de flux de travail est mal adapté à un plugin de calendrier standard, il est donc bien et ravissant de voir que ce modèle reçoit aussi une certaine attention.

Bookly Appointment Booking and Scheduling WordPress Plugin

Tous les plugins qui offrent l’intégration de Zoom nécessitent une connexion à une application Zoom créée à partir du Zoom Marketplace. Selon le type d’intégration dont le plugin nécessite, la création de l’application fournira une ou deux touches qui doivent être copiées dans les paramètres du plugin Bookly.

Bookly

Par la suite, Bookly fournit un jeton pour insérer le lien Zoom dans n’importe quelle vue personnalisée créée. Cela permet la plus grande flexibilité pour la vie privée. Le lien peut être affiché après que le visiteur a publié un rendez-vous ou envoyé une confirmation par email.

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Lorsque le fournisseur de services consulte les rendez-vous, il dispose d’un bouton pour commencer la session Zoom dans son tableau de bord, ce qui rend le flux de travail sans couture.

Bookly

Malheureusement, comme Le plugin WordPress The Event Calendar, l’intégration Zoom de Bookly n’est pas dans les deux sens. Les modifications apportées à partir de Zoom ou de Bookly peuvent entraîner des réunions cassées.

Bookly ne prend pas en charge les fuseaux horaires. Il n’alerte pas non plus les visiteurs lorsqu’ils affichent l’horaire à partir d’un fuseau horaire différent de celui du fournisseur de services. Cela peut facilement entraîner des rendez-vous manqués en raison d’erreurs de planification.

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Quel plugin me convient ?

Si vous êtes déjà investi dans l’écosystème du plugin The Event Calendar, la gestion des événements virtuels est une mise à niveau digne. L’intégration de zoom automatise la création d’URL de réunion et ses fuseaux horaires flexibles facilitent les choses pour les participants lointains.

Si vous comptez principalement sur les moteurs de recherche pour la découverte d’événements, Modern Event Calendar a la meilleure intégration SEO pour avertir vos participants que les événements ont été déplacés.

Parmi les plugins qui ciblent les rendez-vous de service de réservation, Bookly est en avance sur le pack avec un flux de travail de bout en bout sans couture pour les événements en ligne dans votre fuseau horaire local.

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Si vous souhaitez donner la meilleure expérience aux participants à l’événement en ligne et hybride, aux hébergeurs et aux organisateurs, EventAgent.ai est la voie à suivre. Ses outils de promotion automatisés intégrés sont un bonus supplémentaire.

Comme le monde s’ouvre lentement à des rassemblements en présentiel, nous pouvons être dans une période prolongée d’événements en ligne et hybrides. De nombreuses organisations ont gagné de nouveaux clients, élargissant leur portée au-delà des communautés locales.

Perdre ces nouveaux clients à mesure qu’ils reviennent aux services en présentiel est une option que beaucoup veulent éviter, ce qui nécessite une stratégie à long terme. Les plugins de cet article forment un élément essentiel de cette stratégie.

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Conclusion

Voilà ! C’est tout pour cet article qui vous permet de comprendre pourquoi et comment organiser des événements virtuels sur WordPress. Si vous avez des commentaires ou des suggestions, n’hésitez pas à les proposer.

Cependant, vous pourrez aussi consulter nos ressources, si vous avez besoin de plus d’éléments pour mener à bien vos projets de création de sites internet, en consultant notre guide sur la création de blog WordPress ou celui sur Divi : le meilleur thème WordPress de tous les temps.

Si vous avez aimé cet article, n’hésitez surtout pas à le partager sur vos réseaux sociaux préférés.

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