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Comment gérer vos rendez-vous facilement dans votre site WordPress

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Il peut être assez fastidieux et coûteux de prendre et d’ordonnancer vos rendez-vous avec vos clients, que ce soit par téléphone ou par mail. Ça l’est tout autant d’essayer de mettre sur pieds un système de prise de rendez-vous sur votre site WordPress. Si vous recevez vos clients en ligne ou dans vos locaux sur rendez-vous, vous avez déjà pu vous en apercevoir. Dans cet tutoriel, je vous montrerai comment gérer vos rendez-vous facilement dans votre site WordPress.

Pour gérer vos rendez-vous, vous pourriez par exemple ajouter un calendrier Google à votre site WordPress. Mais la solution que je vous propose dans ce tutoriel vous permet de donner à vos visiteurs ou clients la possibilité de réserver la plage horaire de leur choix, bien sur, selon votre disponibilité, depuis — et avec le confort de — votre site WordPress. Il s’agit du plugin Appointements.

Appointments s’intègre très bien avec Google Calendar. Vous pouvez prendre un rendez-vous dans Google Calendar et le répercuté sur WordPress, et vice versa.

Il se décline en une version PRO et une version gratuite qui vient avec une impressionnante liste de fonctionnalités.

Si vous dirigez des équipes pour différents services, vous pouvez créer et personnaliser des profils pour chacun des membres de vos équipes et Appointements affichera automatiquement les périodes de disponibilités de ces derniers. Ainsi vos clients pourront directement prendre rendez-vous avec les membres de l’équipe disponibles affectés à chaque service.

 Visitez sa page sur wordpress.org et rendez-vous compte des multiples options qui s’offrent à vous. Si vous en voulez d’avantage, la version PRO en apportera plus.

Démarrer avec Appointments

Avant d’installer un plugin ou tout autre extension de WordPress, c’est toujours une bonne idée de faire une sauvegarde de votre site. Une fois terminé, installez et activez le plugin Appointments.

Ensuite, vous devez le configurer, puis créer les pages de réservation, confirmation, annulation de rendez-vous.

Configuration du plugin Appointments

Pour y accéder, visitez Appointments > Settings, vous verrez un nombre impressionnant d’options rangés dans onglets. Ne vous alarmez, pas elles sont très intuitives. Aussi, vous devriez avoir remarqué des info-bulles çà et là qui vous guident et vous familiarisent avec l’interface. Vous avez aussi une FAQ (Foire Aux Questions) incluse dans le plugin sous Appointments > FAQ. Quelques unes de vos questions pourraient y trouver réponse. Maitenant, voyons quelques options.

Ajouter un service  : Dans Appointments > Settings cliquez sur l’onglet Services. Pour créer un nouveau service saisissez dans Name, le nom du service, dans Capacity, le nombre de clients qui peuvent s’enregistrer au service simultanément, la durée (Duration), le prix (Price) et choisissez la page de description du service. Quand vous êtes satisfait de vos paramètres, cliquez sur Add New Service au dessus du formulaire pour ajouter une nouvelle ligne sur laquelle saisir les informations d’un nouveau service, ou sur Save Services, en dessous du formulaire pour sauver vos changements.

appointments-services-settings

Ajouter des prestataires de services : Toujours dans Appointments > Settings ouvrez l’onglet Service Providers. Pour définir des prestataires, cliquez sur le bouton Add New Service Provider afin que de les champs de saisie apparaissent. Remplissez alors ceux-ci et quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Save Service Providers.

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Notez que les prestataires doivent être des utilisateurs du site et que les frais additionnels (Addditional Price) que vous entrez seront ajoutés au prix du service auquel vous affectez le prestataire. Si vous cochez la case Dummy, alors les emails du prestaire seront redirigés vers ceux d’un autre utilisateur que vous aurez choisi dans l’onglet général, au champ  Assign dummy service providers to.

appointments-settings-service-providers

Choisir des couleurs et ajouter des styles personnalisés

Dans Appointments > Settings, dans l’onglet général et dans la section Display Settings, vous pouvez personnaliser l’affichage de votre calendrier par exemple pour qu’il s’adapte mieux à votre site. Choisissez Custom dans la liste déroulante du champ Color Set pour voir apparaître les champs de personnalisation et cliquez sur les champs de texte qui apparaissent afin de voir les contrôles de choix de couleur.

appointments-general-couleurs

Création des pages

Le principe est d’ajouter des shortcodes (dont dispose Appointments) à des pages afin de les personnaliser. Ces shortcodes sont très configurables (comprennent plusieurs paramètres chacun), ce qui vous donne plus de flexibilité lors de la création de vos pages (pas besoin d’être un expert en programmation web). Par exemple, [app_monthly_schedule] affiche les espaces de réservations disponibles d’un mois tandis que  [app_services] affiche une liste de tous les services disponibles. Lisez cet article sur comment utiliser et gérer des shortcodes sur WordPress. Pour voir la liste complète des shortcodes disponibles et leurs paramètres, dans votre tableau de bord, visitez Appointments > shortcodes. Voici un exemple sur une page qui vous donnera un aperçu de la tâche :

<h1>Prenez un rendez-vous</h1>
<p>Vous pouvez ajouter des informations ici pour indiquer le processus de prise de rendez-vous</p>

<h2>Etape 1:</h2>
<h3>Choisissez votre service.</h3>

[app_services]

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<h2>Etape 2:</h2>
<h3>Choisissez la fenêtre de temps qui vous convient, remplissez le formulaire et cliquez sur le bouton "please click here to confirm your appointment". Si vous êtes un membre vous pouvez aussi vous authentifié.</h3>

[app_login redirect_text="Vous serez rediriger vers la page de login"]

[app_monthly_schedule]
[app_pagination month="1" date="0"]

[app_confirmation]

<h2>Step Three:</h2>
<h3>click the "confirm payment" button that will appear below to pay for and fully book your consultation.</h3>

[app_paypal]

 Référez vous à la liste des shortcodes dans Appointments > Shortcodes pour une plus ample compréhension.

Ajouter des rendez-vous manuellement

Dans votre tableau de bord visitez Appointments > Appointments et cliquez sur Add New qui se trouve tout en haut de la page. Un formulaire va apparaître. Ce dernier est divisé en 3 sections. La première pour les informations sur le client, la seconde sur le service et la dernière sur la plage horaire (Appointment). Comme vous pouvez le voir, c’est très facile de créer un rendez-vous manuellement depuis le tableau de bord.

appointments-creer-manuellement

Voir les transactions financières sur les rendez-vous

En se connectant à PayPal, Appointments vous permet de garder un œil sur les mouvements financiers relatifs au rendez-vous. Pour des raisons de sécurité et de précision, vous ne pouvez que regarder, c’est à dire que les modifications ne sont pas permises. Pour surveiller les transactions financières, visitez Appointements > Transactions.

Vous en voulez plus ?

Depuis le début de ce tutoriel, nous n’avons fait qu’égratigner la surface de ce dont est capable la version gratuite du plugin Appointments. Mais, si vous en voulez plus voilà succinctement ce que vous apportera la version Pro :

– Les dates et heures creuses
– Afficher les horaires mensuels et hebdomadaires
– Intégration de Gravatar
– Limiter les réservations
– Auto complétion de formulaires pour les clients répétitifs

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La version gratuite d’Appointments est super pour lancer un service de réservations sur votre site. Elle vient nativement avec un nombre impressionnant d’options pour un plugin gratuit.  Les affaires évoluant, votre équipe grandissant, vous aurez besoin de plus d’options. De plus, passer de Appointments à Appointments+ n’est qu’à quelques clics.

 Voilà pour ce tutoriel sur comment gérer vos rendez-vous facilement sur votre site WordPress, où nous avons vu ce qu’était le plugin Appointments et comment l’utiliser afin de rendre plus facile la prise de rendez-vous autant bien pour votre projet que sur votre site WordPress.

Appointments fait le plaisir des administrateurs, des propriétaires de sites, mais aussi celui des développeurs. Il est facile d’en modifier le comportement ou d’intégrer d’autres plugins/thèmes grâce au large nombre de hooks et filres disponibles. Voilà, maintenant tout le monde est content.

Avez-vous d’autres astuces, conseils ou plugins qui faciliteraient la prise de rendez-vous ? Comment organisez-vous cette activité au sein de votre projet ? Veuillez partagez vos réactions avec nous dans notre section des commentaires.

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