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Comment écrire un email professionnel et obtenir des retours : les premières étapes

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Chaque jour qui passe, les web marketeurs, les blogueurs ou même les auteurs indépendants (et j’en passe), écrivent et envoient des e-mails à leur lectorat cible. Cependant, peu d’entre eux ont pris la peine d’étudier l’écriture d’e-mails.

Vous devez certainement être familiers à ces histoires dans lesquelles des individus en viennent à perdre leur emploi, leur notoriété, leur popularité, à cause d’un e-mail mal fait.

Avec l’augmentation de l’utilisation de la technologie à tous les niveaux, les échanges d’e-mails sont devenus viraux, et se sont démarqués comme étant les moyens de communication les plus rapides et les plus efficaces dans les affaires aujourd’hui.

Cette simple observation est suffisamment importante pour que vous compreniez que vous projetez une certaine réputation ou image professionnelle aux interlocuteurs chaque fois que vous appuyez sur le bouton « envoyer » depuis la page d’édition de votre e-mail.

Maintenant, je souhaite que chaque fois que vous écrivez un e-mail, vous le fassiez bien ! D’accord ?

Nous donc allons voir ensemble quelques astuces pour écrire un e-mail professionnel, et obtenir des réponses qui vous permettent de prendre l’action et faire des plans à la suite !

Évitez les salutations de type « robotique » ou « automatique »

Ce n’est pas nouveau de dire que la première des choses à faire lorsque vous écrivez un e-mail c’est de saluer votre correspondant. Vous n’imaginez pas combien d’entre nous s’y prennent mal, et ceci à chaque fois !

Vous certainement êtes déjà tombé sur une bonne poignée d’e-mails qui commençaient par une salutation robotique (une salutation préprogrammée et non humaine), et la plupart du temps, vous savez quoi ? Vous les avez rarement lus en entier ! En effet, les e-mails qui commencent avec ce type de salutations sont ennuyeux et ressemblent plus à des spams (messages indésirables) qu’à autre chose.

Voici quelques exemples:

  • Hey webmaster
  • Cher administrateur
  •  Salut
  •  Salut administrateur
  •  Etc.

Voilà ce que j’appelle les « salutations robotiques » et je crois qu’elles ne vous amèneront pas bien loin.

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Dressons notre plan d’action :

1. Commencez par des salutations amicales                                                                                                                         Étudiez votre correspondant potentiel, et essayez de savoir comment il ou elle aime être appelé(e). Saluez donc en utilisant ce nom-là. Des salutations comme « cher Paul », « chère Annie », ou « cher Carlson », et autres, sont beaucoup plus amicales et naturelles. Avec des outils comme AWeber, vous n’avez pas besoin d’écrire le nom de chacun de vos abonnés.

Une salutation amicale retiendra facilement votre attention et vous poussera à lire un tel e-mail, parce que vous aurez l’impression que cet email a spécialement été écrit pour vous.

2. Ne vous précipitez pas dans l’écriture

Maintenant, ce n’est pas juste parce que vous avez salué le destinataire que vous allez vous précipiter dans l’écriture du contenu de votre e-mail. Prenez le temps de réfléchir avant d’écrire. Souvenez-vous que chaque e-mail envoyé en votre nom compte et reflète l’organisation professionnelle de votre affaire.

Il est toujours très tentant de commencer en parlant de la façon dont vous vous sentez, ou en parlant de votre intérêt, mais essayons d’y aller autrement.

Avant de vous lancer dans un dévoilement hâtif de vos intentions quand vous écrivez votre e-mail, prenez du temps et pensez à la meilleure manière possible de vous présenter. Si vous écrivez à un client ou à un destinataire pour la première fois, alors, attaquez avec des mots comme :

Salut Thierry Bertrand,
Je suis Paul Emmanuel, blogueur professionnel et patron de VoirPlusGrand LLC., et continuez à partir de là…

Si vous écrivez à un client régulier ou à un abonné, alors faites un arrêt et jetez un coup d’œil au dernier mail que vous lui avez écrit. Vérifiez s’il n’y a pas quelques détails importants à mentionner avant d’écrire le nouveau mail. Vous multiplierez vos chances d’attirer l’attention de votre correspondant si vous maintenez le fil conducteur depuis les mails précédents.

Quelque chose comme ça pourrait bien vous aller :

Bonjour Hélène,
Le mail que je vous ai envoyé précédemment était une introduction à celui que vous lisez aujourd’hui. Je viens de terminer mon premier e-book, et il répond précisément au problème dont nous avons parlé, et bla bla bla…

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Certains commenceront en disant :

Salut Gérard,
Comment vas-tu aujourd’hui ? J’espère que tout se passe bien dans tes affaires, et bla bla bla…

Soyons sérieux !

Lorsqu’il s’agit de business, ne vous méprenez pas. Vous n’écrivez pas à un membre de votre famille, qui a besoin de savoir que vous vous inquiétez de sa santé ou de ses affaires. Vous écrivez à une connaissance ayant un mode de pensée professionnel, à des clients qui n’ont besoin de rien d’autre que de réponses ou de solutions à leurs problèmes.

Passons à la troisième astuce.

3. Présentez le cœur de l’e-mail

C’est le bon moment de présenter le cœur du « problème ». Maintenant que vous avez salué votre récipiendaire et que vous vous êtes présenté, ou que vous avez bien présentez le lien conducteur entre vos e-mails, évoluez en présentant le « mets » que vous avez à offrir. C’est bien ça le but premier de l’e-mail que vous écrivez n’est-ce pas ?

Allez ! Plan d’action :

Soyez précis et concis, sans toutefois vous précipiter
S’il y a une chose que vous devez bien savoir, c’est que les gens disposent de moins de temps que ce que vous pouvez penser. Voilà pourquoi vous devez, par-dessus tout, faire que votre e-mail soit clair et concis, car le temps, pour beaucoup (moi y compris), n’est pas quelque chose avec quoi on s’amuse !

Les utilisateurs de la toile sont toujours pressés de lire et de passer à autre chose. Vous devez donc toujours avoir cela à l’esprit quand vous écrivez un e-mail. Cependant, essayez de ne pas être trop concis ou trop soigneux au point d’envoyer des e-mails entre coupés, crus ou saccadés.

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Si vous devez écrire un e-mail exhaustif, alors, informez votre correspondant dès le départ. Cependant, pour obtenir des résultats de cette façon, rassurez-vous d’offrir quelque chose d’appétissant pour qu’il continue à vous lire.

De plus, soyez sûr d’utiliser des mots polis comme « s’il vous plaît », pour les ramener continuellement à vous. Un mot comme celui-là signifie beaucoup, et peut faire une grande différence.

Pour continuer sur le sujet, je vous recommande les lectures ci-dessous:

Voilà, nous allons nous arrêter là pour aujourd’hui.

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