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Écrire un email professionnel et obtenir des retours: les dernieres étapes

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Il ne semble pas utile de rappeler combien il est important que les e-mails professionnels que nous échangeons soient d’une qualité irréprochable, tant est-il que plusieurs ont perdu des opportunités en or suite à des incompréhensions ou à des propos légèrement inadaptés, et même échangés sans volonté de nuire.

Lors de l’article précédent traitant du même sujet, on avait abordé quelques points pour transformer nos e-mails habituels en e-mails professionnels de bonne qualité. Alors, à titre de rappel, il s’agissait de :

1. Évitez les salutations de type « robotique » ou « automatique »

2. Ne pas vous précipiter dans l’écriture

3. Présentez le cœur de l’e-mail

Passons à la suite :

4. Utilisez une étude de cas ou un témoignage s’il le faut

Certains blogueurs, écrivains et spécialistes du marketing « attaquent » dès le début (après tout, l’objectif d’un e-mail professionnel est de conclure une affaire, générer des entrées, augmenter son lectorat, créer l’affection etc.)

Les études de cas et les témoignages ont prouvé au fil du temps qu’ils étaient des moyens puissants pour amener les gens à faire ce que vous attendez d’eux. Souvent on dit que « voir c’est croire ». Alors, utilisez cela à votre avantage lorsque vous écrivez un e-mail qui nécessite une réponse rapide de l’interlocuteur.

Plan d’action : rassurez-vous que votre étude de cas ou votre témoignage soient en étroite ligne avec le ton de l’e-mail

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Si vous avez une étude de cas ou un témoignage qui répond à l’e-mail que vous êtes entrain d’écrire, insérez-le de telle sorte qu’il rime bien avec le ton du message.

Cette pratique simple vous donnera des résultats et naturellement, un lecteur moyen aura envie de lire jusqu’à la fin pour être sur qu’il / elle apprendra comment tirer bénéfice de la « grande image » que vous présentez.

Les témoignages touchent et interpellent. Ils ont un certain effet sur les émotions des lecteurs, qui les pousse à s’identifier à la personne qui témoigne, et même à éprouver de l’affection. Dans le cas actuel, il s’agit de faire comprendre à la cible que l’histoire de succès racontée peut tout à fait être la sienne.

Ça vous arrive de recourir aux témoignages ou aux études de cas ? Dites-en plus dans les commentaires !

5. Terminez votre e-mail avec des mots délicats et polis

Dans l’article précédent à ce sujet (étape 3), j’ai bien mentionné le fait d’utiliser « des mots polis ». Vous devez en faire autant alors que vous êtes à la fin de vos e-mails. Il est étonnant de voir à quel point certains peuvent bâcler leurs e-mails sans tenir compte du fait qu’une personne (occupée, il faut bien le préciser) a pris du temps pour lire le mail en question.

La dernière partie de l’e-mail est toujours l’endroit indiqué pour démontrer à votre lecteur combien vous êtes reconnaissant du fait qu’il ait pris du temps pour vous lire. Et il n’y a aucune autre façon de le faire, si ce n’est de le clôturer avec des mots polis. Ça pourrait même faire figure d’appel à l’action si vous le faites bien.

Plan d’action :

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  • Remerciez-les d’avoir lu

Ça peut sembler trop commun pour certaines personnes, mais croyez-moi, tout le monde n’arrive pas toujours à en comprendre la portée (à leur détriment !)

  • Rassurez-vous toujours d’écrire un « merci » pour clore votre e-mail

Cette façon de faire montre au destinataire que vous accordez de la valeur au temps qu’il a pris pour vous lire, sachant bien qu’ils ne vous auront pas toujours demandé de leur faire de message. Leur temps a de la valeur, sachez les remercier pour ça ! En plus de votre « merci », vous pouvez ajouter ces quelques mots polis et professionnels à la fois, pour toucher encore plus leurs émotions :

Pour les blogueur et dans les e-mails standard : cordialement, sincèrement, mes sentiments les meilleurs, à votre succès dans le blogging

A des auteurs indépendants : a votre succès dans l’écriture

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6. Ne vous pressez pas d’appuyer sur le bouton « envoyer »

Ça y est, vous sentez que vous avez écrit un e-mail grandiose qui vous donnera les retours que vous attendez ! Mais alors même que vous êtes si convaincu par votre écriture, il y a encore à faire.

Souvenez-vous que j’ai mentionné que les e-mails que vous rédigez reflètent votre identité professionnelle dans la niche dans laquelle vous vous trouvez, alors, pourquoi vous précipiter à appuyer sur le bouton envoyer ?Chaque fois que vous finissez d’écrire un e-mail, rappelez-vous toujours que ce que vous faites vaut la peine d’être bien fait.

Plan d’action : édition, mise en page et relecture avant l’envoi
C’est vraiment important, et il faut bien respecter cet ordre.Vérifier les erreurs grammaticales, les fautes de frappe, les lignes qui ont besoin d’être refaites, les liens qui doivent être ajoutés, etc.

En, plus, prenez un moment pour revoir l’objet de votre message pour être sûr qu’il donne bien la raison de votre message dès le départ. Sachez que le meilleur moment pour savoir qu’un objet traduit bien le contenu du message, c’est quand vous en avez fini avec l’écriture.

La plupart du temps, vous promettez d’ajouter un fichier, et vous oubliez de le faire. C’est le moment de vérifier tout ça. Ce n’est pas professionnel d’envoyer un e-mail deux fois juste parce que vous avez oublié de joindre un ficher ou parce que vous aurez oublié de relire avant d’envoyer.

A vous de jouer !

Était-ce trop simple pour vous, ou vous avez tout de même appris quelque chose aujourd’hui ? Je ne peux prétendre avoir la connaissance infuse, voilà pourquoi je serai vraiment ravi de lire quelques astuces de votre part pour améliorer mon écriture d’e-mails professionnels. Ne me faites pas languir trop longtemps ! Merci à vous !

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